Informativa privacy

Il titolare del trattamento è BoMa Idea SA, che opera con il marchio itflow, Svizzera. Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali puoi scrivere al tuo referente itflow o all'indirizzo di contatto indicato nel contratto di servizio stipulato con la tua azienda.

Il portale è messo a disposizione dei collaboratori delle aziende clienti di itflow. La tua azienda determina chi può accedere al portale e con quali ruoli; itflow tratta i dati per erogare il servizio di documentazione e supporto.

Il portale tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati dell'account Microsoft Entra ID: identificativo utente (object ID), identificativo del tenant della tua organizzazione, indirizzo e-mail aziendale e nome visualizzato, ricevuti da Microsoft al momento dell'accesso. Il portale non gestisce né conserva password.
• Dati di profilazione applicativa: azienda di appartenenza, ruolo primario e ruoli secondari assegnati da itflow, accesso esteso a tutte le guide, stato dell'account, lingua di visualizzazione scelta e versione di Business Central di riferimento.
• Dati di utilizzo: data e ora dell'ultimo accesso e registrazione delle visualizzazioni delle guide (vedi punto 3).
• Contenuti creati da te: le note utente che scrivi sulle guide, comprensive di testo, eventuali immagini caricate, data di creazione e di modifica (vedi punto 4).
• Notifiche: le notifiche generate dal portale e l'esito del relativo invio per e-mail.

Questi dati sono utilizzati dal team itflow per finalità di supporto proattivo e di manutenzione del catalogo documentale: individuare le guide più e meno consultate per ciascun cliente, riconoscere i contenuti mai letti e mantenere aggiornata la documentazione. Il trattamento si fonda sull'interesse legittimo del titolare a erogare e migliorare il servizio, nel quadro del contratto stipulato con la tua azienda.

I dati di visualizzazione non sono usati per il controllo individuale della prestazione lavorativa. Report aggregati per azienda possono essere condivisi con i referenti della tua organizzazione nell'ambito delle attività di supporto.

Puoi scegliere due livelli di condivisione per ogni nota: «Solo per me», che rende la nota non visibile agli altri utenti della tua azienda, e «Condivisa con l'azienda», che la rende leggibile a tutti i colleghi che hanno accesso alla stessa guida. In entrambi i casi gli amministratori itflow possono consultare il contenuto della nota, nasconderla se inesatta o inappropriata e, con le note condivise, proporne la promozione a contenuto ufficiale.

Per questo motivo ti invitiamo a non inserire nelle note dati personali non necessari, dati sensibili, valutazioni su colleghi o informazioni riservate estranee alle procedure documentate.

• Erogazione del portale e controllo degli accessi: esecuzione del contratto con la tua azienda e interesse legittimo alla sicurezza del servizio.
• Personalizzazione dei contenuti per azienda, ruolo, lingua e versione di Business Central: esecuzione del contratto.
• Analisi delle visualizzazioni e manutenzione del catalogo: interesse legittimo del titolare.
• Invio di notifiche relative agli aggiornamenti delle guide e alle tue note: esecuzione del contratto.

I dati sono accessibili al personale itflow autorizzato (funzioni di redazione, pubblicazione e supporto) e ai fornitori tecnici che ospitano l'infrastruttura del portale, vincolati da obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza. L'autenticazione avviene tramite Microsoft Entra ID: il trattamento dei dati da parte di Microsoft è disciplinato dall'informativa del tenant della tua organizzazione.

I dati non sono ceduti a terzi per finalità commerciali e non sono utilizzati per processi decisionali automatizzati o di profilazione con effetti giuridici.

• Dati dell'account e assegnazioni di ruolo: per tutta la durata del rapporto contrattuale con la tua azienda e per il periodo successivo necessario ad adempiere agli obblighi di legge; la disattivazione dell'utenza avviene su richiesta della tua azienda.
• Registrazioni delle visualizzazioni: conservate per il periodo necessario alle analisi di supporto e di manutenzione del catalogo, di norma non oltre 24 mesi, dopodiché sono cancellate o rese aggregate. Il periodo definitivo di conservazione è oggetto di definizione contrattuale con la tua azienda.
• Note utente: conservate finché non le elimini o finché la guida di riferimento resta disponibile; alla cessazione dell'utenza le note sono trattate secondo quanto concordato con la tua azienda.
• Notifiche: conservate per il tempo necessario alla consultazione nel portale.

L'accesso al portale avviene esclusivamente tramite l'account Microsoft aziendale, con le misure di sicurezza configurate dal tenant della tua organizzazione. Le comunicazioni sono cifrate in transito e i contenuti sono accessibili solo agli utenti autorizzati in base ad azienda e ruolo.

In qualità di persona interessata puoi esercitare, nei limiti previsti dalla nLPD e dal GDPR, i diritti di:

• accesso ai dati personali che ti riguardano;
• rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti;
• limitazione e opposizione al trattamento fondato su interesse legittimo;
• portabilità dei dati che ci hai fornito;
• reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) in Svizzera o all'autorità di controllo competente nell'Unione europea.

Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti al referente itflow della tua azienda o al contatto indicato nel contratto di servizio. Poiché l'utenza è creata su indicazione del tuo datore di lavoro, alcune richieste possono richiedere il coinvolgimento della tua azienda in qualità di titolare o contitolare del trattamento.

Il portale utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento: il cookie di sessione dell'autenticazione e i cookie che memorizzano la versione di Business Central selezionata e l'eventuale anteprima amministrativa. Non sono utilizzati cookie di profilazione o di terze parti a fini pubblicitari. I video eventualmente inclusi nelle guide sono incorporati in modalità senza cookie di tracciamento.

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere evoluzioni del portale o della normativa applicabile. Le modifiche rilevanti sono comunicate attraverso il portale o tramite il referente della tua azienda.